Zaproszenie do składania ofert (w języku angielskim, zaproszenie do składania ofert lub ITT ) jest zabiegiem, który umożliwia sponsor (the zamawiający ), aby wybrać firmę (z oferentem , który będzie stanowił dostawca ) najbardziej w stanie wykonać budowlanych, dostaw lub usług . Celem jest konkurowanie kilku firm o dostarczenie produktu lub usługi .
Przetargi stały się powszechną praktyką w całym procesie od kupna do sprzedaży od B do B, jeśli ich ilość stała się znacząca. Odzwierciedlają wagę działów zakupów i intensywność konkurencji. Od igrzysk olimpijskich po pożyczkę bankową za pośrednictwem rozwiązania przemysłowego lub projektu informatycznego, dotyczy to wszystkich sektorów.
W przypadku zamówień publicznych zasady konkurencji różnią się znacznie między Unią Europejską , w szczególności Francją, a Stanami Zjednoczonymi .
Aby zoptymalizować proces wykrywania szans handlowych, często konieczne jest skorzystanie z usług firm pośredniczących odpowiedzialnych za monitorowanie wielu źródeł ( prasa , strony internetowe, obrady itp.) rozpowszechniających zaproszenia do składania ofert.
Wykorzystując najnowsze postępy w kompleksowej sprzedaży, niezbędna jest optymalizacja wysiłków w trakcie całego procesu, przed ogłoszeniem przetargu, aż do jego zakończenia. Zaproszenie do składania ofert jest wygrywane poprzez pracę zespołową w celu ustalenia strategii odpowiedzi i konkurencyjnego sformalizowania odpowiedzi firm.
Rozróżnia się następujące etapy:
Te kroki tworzą plan projektu .
Przygotowanie zaproszenia do składania ofert prowadzi do opracowania specyfikacji , które opisują:
Specyfikacje mogą mieć postać:
Klient po opracowaniu specyfikacji określa pakiety wdrożeniowe, zgodnie ze swoimi priorytetami. Części podlegają jednemu zaproszeniu do ubiegania się o zamówienie (ta sama procedura), ale każda część będzie następnie stanowić podstawę oddzielnej umowy.
Wiąże się to z określeniem metod analizy ofert i sformalizowaniem siatek wyboru. Możemy zidentyfikować różne tematy:
KosztKlient ma obowiązek wcześniejszego oszacowania finansowego swoich potrzeb. Następnie wybierze ofertę, która najlepiej odpowiada tej potrzebie. Najniższa cena finansowo mówiąc niekoniecznie jest kryterium wyboru wybraną ofertę.
Najlepiej mówiąc - ten, który oferuje najlepszy stosunek jakości do ceny - jest często preferowany. To ostatnie kryterium, pozostawiające pewien margines podmiotowości, jest trudne do pogodzenia z Kodeksem Zamówień Publicznych i utrudnia zarządzanie zaawansowanymi projektami bezpośrednio przez organy publiczne.
JęzykiOferty muszą określać potrzeby dostosowania produktów lub usług do języka konsumentów lub użytkowników. We Francji obowiązują przepisy w tym zakresie.
Może być również konieczne zarządzanie wieloma językami , gdy produkty lub usługi są używane w środowisku wielojęzycznym . Jest to powszechne w Unii Europejskiej .
CechyOferent musi udowodnić, że jego produkt lub usługa spełnia funkcje opisane w specyfikacjach .
TowarzyszenieOferent musi dysponować zasobami ludzkimi, aby wspierać klienta w trakcie realizacji i cyklu życia produktu lub usługi, w szczególności musi posiadać wystarczającą sieć dystrybucji i obsługi posprzedażowej na obszarze geograficznym klienta. Jest to ważne kryterium, podobnie jak kryterium finansowe.
Charakterystyka dostawcySą to siła robocza, zrównoważony rozwój, obecność na lokalnym rynku itp.
MetodologiaZaleca się, aby oferent przestrzegał dobrych praktyk lub standardów metodologicznych zawodu. To kryterium niekoniecznie jest dyskryminujące, jeśli standard metodologiczny przekracza potrzeby klienta.
TechnicznyMożliwości techniczne z oferentem powinna być sprawdzana, szczególnie przestrzeganie norm lub standardów technicznych renomowanych produktów.
We Francji zasady ustanowione przez ustawodawcę, które regulują zaproszenia do składania ofert, to w szczególności zasada równego traktowania kandydatów oraz zasada swobody dostępu i przejrzystości. Oficjalnymi źródłami dystrybucji są Oficjalny Biuletyn Ogłoszeń o Zamówieniach Publicznych (BOAMP) oraz Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej (OJEU), ale wiele umów jest rozpowszechnianych tylko na stronach internetowych niektórych społeczności. Ponieważ francuskie Ministerstwo Gospodarki i Finansów nie znalazło jeszcze jednego rozwiązania w zakresie dystrybucji zaproszeń do składania ofert, zachęca firmy składające oferty do korzystania z rozwiązań monitorowania zamówień publicznych.
Udzielanie zamówień publicznych odbywa się zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych we Francji regulowanymi kodeksem zamówień publicznych . Instytucje zamawiające wyznaczone jako instytucje lub podmioty zamawiające muszą przestrzegać surowej procedury selekcji, aby zapewnić równe traktowanie firm kandydujących i swobodę dostępu do procedur, a także przestrzegać zasady przejrzystości.
Powyżej pewnych progów obowiązkowe jest przejście sformalizowanej procedury. Zaproszenie do składania ofert jest jedną z tych sformalizowanych procedur. Istnieją trzy rodzaje sformalizowanych procedur:
Poniżej progu procedury sformalizowanej zamówienia mogą być udzielane zgodnie z tak zwaną procedurą dostosowaną, znaną jako „Zamówienia udzielone zgodnie z procedurą dostosowaną”, popularnie zwaną „MAPA”.
Proces pozyskiwania zamówień publicznych w Algierii podlega przepisom, które ewoluowały, aby dostosować się do zmian gospodarczych, jakie zachodzą w tym kraju.
Rzeczywiście Dekret Prezydencki n O 15/247 z dnia20 września 2015Dziennik urzędowy n O 5020 września 2015 (weszła w życie w dniu 20 grudnia 2015) reguluje ten aspekt życia gospodarczego.
Proces :
- Specyfikacje: Przygotowanie zaproszenia do składania ofert prowadzi do opracowania specyfikacji: jest to dokument od klienta (instytucji zamawiającej) w celu dokładnego sformułowania potrzeby, zarówno pod względem administracyjnym, finansowym, jak i zwłaszcza technicznym.
On opisuje :
Dokument ten przed jego dystrybucją musi zostać sprawdzony i zatwierdzony wewnętrznie przez komisję zamawiającego, w celu zapewnienia zgodności z trzema zasadami tego rozporządzenia, a mianowicie:
Zaproszenie do składania ofert: Jest to procedura, która umożliwia klientowi (klientowi) firmie, instytucji lub organizacji, która formułuje zapotrzebowanie na roboty budowlane, dostawy, usługi lub badania poprzez specyfikacje, ogłoszenie zaproszenia do składania ofert lub konsultacje z firmami (oferent, który ostatecznie będzie usługodawcą), które są w stanie zapewnić usługę o najlepszym stosunku jakości do ceny, wybierając ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie.
Zaproszenie do składania ofert może mieć charakter krajowy, międzynarodowy lub oba jednocześnie, podzielone jest na pięć kategorii:
Zaproszenie do składania ofert może być podzielone na kilka części.
Konsultacja : Poniżej następujących progów klient lub klient może rozpocząć prostą konsultację:
Konsultacja może przybrać dwie formy:
Reklama : W celu zapewnienia przejrzystości i swobodnego dostępu do informacji prawo wymaga, aby instytucja zamawiająca publikowała zaproszenie do składania ofert w dwóch dziennikach krajowych (jeden w języku arabskim, a drugi w języku francuskim).
Konsultacje można ogłosić w prasie, za pośrednictwem poczty w siedzibie firmy lub zwykłym listem.
Terminy: Zaproszenie do składania ofert lub konsultacje zawierają we wszystkich przypadkach termin wycofania specyfikacji i złożenia ofert. Te dwa terminy odpowiadają temu samemu dniu.
Proces przetwarzania : Po upływie terminu wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, proces przetwarzania transakcji rozpoczyna się od spotkania COPEO (komisja otwarcia ofert i oceny ofert), które odbywa się w dwóch fazach:
Po czasie poświęconym na otwieranie kopert i ocenę, proces ten może prowadzić do kilku hipotez:
Po upływie terminu składania odwołań komisja przetargowa spotyka się w celu rozstrzygnięcia o ostatecznym udzieleniu zamówienia będącego przedmiotem przetargu, bez obowiązku jego ogłoszenia. W ten sposób komisja przetargowa analizuje całą procedurę wdrożoną dla tej operacji (od przygotowania specyfikacji do ostatecznego udzielenia zamówienia).
Wykonanie kontraktu : Realizacja kontraktu staje się skuteczna poprzez powiadomienie o przyznaniu kontraktu wybranemu współwykonawcy, w drugiej fazie kontrakt lub kontrakt zostanie podpisany, a powiadomienie o rozpoczęciu ODS (zlecenie serwisowe) dostaw lub prac serwisowych.
Wykonanie usługi objętej umową powoduje rygorystyczne monitorowanie tego etapu, czy to pod kątem dotrzymania terminów, czy też pod kątem jakości usługi (roboty, dostawy, usługi lub badania) zgodnie z postanowieniami umowy wiążące obie strony. Monitorowanie to powoduje wypłatę wynagrodzenia za pracę lub inne sytuacje, lub sporządzenie wstępnego lub końcowego sprawozdania z odbioru zgodnie z warunkami uzgodnionymi w umowie.
Stan federalny Stanów Zjednoczonych od dawna posiada bardzo silne ustawodawstwo chroniące amerykańskie przedsiębiorstwa.
W Kanadzie istnieje kilka głównych elektronicznych systemów przetargowych. Wśród nich Industry Quebec, Rząd Quebecu (poprzez SEAO) oraz MERX.
Industrie Québec to strona internetowa, która ułatwia znajdowanie kontraktów i dostawców. Oferuje również szereg usług ułatwiających zarządzanie umowami i wybór dostawców. Industrie Québec to oprogramowanie jako usługa . Jest w miesiącuwrzesień 2014że wszedł do programu BizSpark firmy Microsoft .
Demokratyczna Republika Konga posiada ustawodawstwo chroniące i ułatwiające rozstrzyganie przetargów.