Dematerializacji faktur składa przenoszenia dokumentów z nośników fizycznych (najczęściej papieru ) do cyfrowych / media elektroniczne. W ostatnich latach w związku z postępem technicznym i zmianami legislacyjnymi faktury zostały zdematerializowane przy zachowaniu ich wartości podatkowej.
Nośnikiem do dematerializacji faktury jest faktura elektroniczna lub faktura zdematerializowana .
Proces dematerializacji można podzielić na dwa główne etapy, biorąc pod uwagę, że faktura musi być zarówno wystawiona, jak i otrzymana. Z drugiej strony tradycyjny system fakturowania ma o wiele więcej etapów pośrednich, które są kosztowne, czasochłonne, wiążą się z ryzykiem (oszustwa lub błędu podczas wprowadzania danych) i nie są szczególnie satysfakcjonujące dla pracowników odpowiedzialnych za ich wykonanie. .
Część „Wysyłanie”:
Część "Recepcja":
Koszt tego systemu można obliczyć na podstawie: ceny papieru, kosztu wysyłki, pracowników w nadawaniu i odbiorze, archiwizacji. Według sondażu BVA cenę tę szacuje się na 26 € (17 € na koszt kupującego, 9 € na sprzedającego). Bilans ekologiczny dotyczy produkcji papieru (jedna z najbardziej zanieczyszczających branż), transportu faktury ( uwolnienie CO 2 ), fizycznego składowania (wymaga więcej lub mniej miejsca w zależności od liczby faktur). Bilans czasowy oblicza się na podstawie czasu włożenia do koperty i frankowania, wysłania, odbioru, otwarcia, zajęcia; ocenę tę można ocenić po dziesięciu lub piętnastu dniach.
Możliwe jest otrzymywanie lub wystawianie zdematerializowanych faktur bez konieczności dematerializacji partnera biznesowego; ogranicza to wydajność procesu, ale nadal jest korzystne pod względem czasu, kosztów i produktywności.
W transmisji: DTPZamiast drukować własne faktury, firma dematerializuje je w celu przechowywania w formie elektronicznej i powierza podmiotowi trzeciemu, który je wydrukuje i prześle do odbiorcy. W ten sposób emitent oszczędza na kosztach magazynowania i kosztach związanych ze stosowaniem papieru. Rzeczywiście, strona trzecia odpowiedzialna za format papieru kieruje druk i wysyła go do wielu firm, a tym samym uzyskuje korzyści skali.
W recepcji: Scan-LADGdy firma chce otrzymywać faktury w formacie elektronicznym, ale dostawcy przesyłają je w formie papierowej, pośrednik jest odpowiedzialny za ich digitalizację i wyodrębnienie danych niezbędnych do automatycznej integracji z rachunkami. Fakturę wypełnia się zawsze w wersji papierowej. Firma może również wybrać wewnętrzną instalację rozwiązania LAD ( Automatic Document Reading ) i samodzielnie zarządzać tą operacją.
Przykład rozwiązania: AD'DOC IIM, IRISXtract, SPrinter, Readsoft, Itesoft, Kofax, BSV, Captiva, DIMO Gestion, Docupost, CapSIEL, FORMLAD-G z ADDPI, Doxis Invoice Master z grupy SER.
Część „Wysyłanie”:
Część "Recepcja":
Przyjęcie dematerializacji podatkowej pozwala zaoszczędzić średnio 70% kosztów fakturowania , aby zaoszczędzić od 10 do 15 dni na przetwarzaniu tych faktur, a to poprzez gest na rzecz ochrony środowiska . Celem jest całkowita eliminacja papieru , a tym samym kosztów i szkodliwych skutków związanych z jego używaniem .
W prawie wspólnotowym faktury elektroniczne podlegają regulacjom w postaci dyrektywy europejskiej. Ta dyrektywa europejska została transponowana do prawa krajowego każdego z państw członkowskich Unii Europejskiej .
Mówi się, że faktura jest zdematerializowana, gdy spełnia określone kryteria techniczne i bezpieczeństwa (gwarancje autentyczności , niezaprzeczalności i integralności ). Z księgowego i podatkowego punktu widzenia jest traktowana wyłącznie jako oryginalna faktura .
We Francji przepisy podatkowe przewidują dwa formaty elektronicznej wymiany danych (EDI) w celu zdematerializowania faktury.
Art. 289 bis Ordynacji podatkowej: „ faktury przesyłane drogą elektroniczną w formie ustrukturyzowanego komunikatu zgodnie ze standardem uzgodnionym przez strony, umożliwiającym odczyt komputerowy oraz automatyczne i jednoznaczne przetwarzanie, stanowią dokumenty zastępujące oryginalne faktury ” .
Artykuł 289 V Ordynacji podatkowej: „ faktury, pod warunkiem ich akceptacji przez odbiorcę, mogą być przesyłane drogą elektroniczną, o ile autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści są zagwarantowane za pomocą podpisu elektronicznego. Przekazane w ten sposób faktury zastępują oryginał faktury w przypadku stosowania artykułu 286 i niniejszego artykułu ”.
Historia prawodawstwaJeśli dematerializacja faktur przeżywa obecnie boom, to dlatego, że prawodawstwo i technologie informacyjno-komunikacyjne umożliwiły stworzenie środowiska sprzyjającego wdrażaniu nowych, skutecznych rozwiązań.
Nadal należy wziąć pod uwagę, że w większości krajów ustawodawstwo nie jest takie samo. Aby platforma dematerializacji była użyteczna na arenie międzynarodowej, konieczne jest zatem odwołanie się do firm specjalizujących się w opodatkowaniu międzynarodowym .
We Francji faktura elektroniczna musi zawierać następujące informacje:
Organizacje różnej wielkości uważają za korzystne zdematerializowanie faktur, chociaż duże firmy z sektora prywatnego nadal mają wyższy wskaźnik adopcji w tej dziedzinie. Proces przyspiesza płatność i przetwarzanie faktur. Tym samym dematerializacja faktur, czy to w transmisji, czy w odbiorze, jest korzystna dla usług księgowych (i fakturowania dla największych struktur), ponieważ pozwala na automatyzację procesu i weryfikację danych wprowadzanych komputerowo, co ogranicza błędy. , a także zapobiega oszustwom.
Stopniowo rozwijają się projekty dematerializacji łańcucha dokumentów, począwszy od zarządzania zapytaniami zakupowymi, poprzez faktury, aż po wystawianie awizo płatniczych. Według badania „Od wniosków zakupowych do awizowania płatności: możliwości dematerializacji poza fakturami dostawców” przeprowadzonego w 2011 roku głównym źródłem takich projektów jest chęć:
Na przykład firma GEFCO była w stanie obniżyć koszty fakturowania o połowę; Nawet jeśli całkowita dematerializacja faktur jest szczególnie owocna dla dużych firm, które mają tysiące (a nawet miliony) faktur, to istnieją również alternatywne rozwiązania opracowane przez specjalistów od dematerializacji podatkowej.
Gdy w firmach są czeki, procedura może trwać wiele godzin, ponieważ papier kupującego i kopia dostawcy muszą zostać sprawdzone, aby upewnić się, że nie ma popełnionego oszustwa. Jest to nie tylko żmudna praca, ale także czasochłonna dla firmy i rządu. Gdy firmy przyjęły dematerializację faktur, kontrola ta nie zajmuje średnio więcej niż 20 minut, ponieważ inspektor podatkowy musi tylko połączyć się z portalem dematerializacyjnym firmy, aby elektronicznie zweryfikować, czy dane wpisane na fakturach są identyczne i zgodne.
Otrzymywanie fakturOd 1 st stycznia 2012 roku modernizacji gospodarczej Ustawa przewiduje, że służby rządowe powinny mieć możliwość otrzymywania faktur elektronicznych. W sieci pojawił się portal dla dostawców: Chorus-Invoices . Pozwala na wprowadzenie faktury i monitorowanie jej przetwarzania, czyli od pobrania faktury do jej zapłaty. Faktury są automatycznie przesyłane do systemu informacyjnego Chorus (oprogramowania) . Oznacza to przede wszystkim lepsze zarządzanie przepływem faktur dla państwa, ale także znaczną oszczędność papieru.
Po służb państwowych, wymóg otrzymania faktury został przedłużony do władz lokalnych oraz instytucji publicznych na 1 st stycznia 2017 r.
Wystawianie fakturRozporządzenie z 26 czerwca 2014 r. Rozszerzyło wówczas na całą sferę publiczną (państwo, władze lokalne i organy publiczne) stopniowe przechodzenie na fakturowanie elektroniczne (docelowo 95 mln faktur rocznych).
W celu uzupełnienia systemu regulacyjnego dotyczącego rozwoju fakturowania elektronicznego opublikowano rozporządzenie z 2 listopada 2016 r. Oraz zarządzenie z 9 grudnia 2016 r.
Tym samym obowiązek wystawiania faktur drogą elektroniczną przez dostawców w sferze publicznej realizowany jest według następującego harmonogramu:
Wdrożony przez AIFE , Chorus Pro to bezpłatne wspólne rozwiązanie techniczne, które zastąpiło Chorus-Invoices i z którego zostało zainspirowane, aby umożliwić dostawcom przesyłanie, odbieranie, przesyłanie i monitorowanie faktur elektronicznych. Dostawcy już zarejestrowani na platformie Chorus-Faktury mieli swoje konto i dane dostępowe zawarte w nowym rozwiązaniu (przykład: połączenie dostawcy EDI zostało automatycznie przeniesione do nowego rozwiązania).
Rozwiązanie to było przedmiotem szerokich konsultacji prowadzonych przez Ministerstwo Finansów i Rachunków Publicznych z przedstawicielami biznesu, władzami lokalnymi, krajowymi instytucjami publicznymi oraz kuratelami ich wydziałów .
Opublikowane już zewnętrzne specyfikacje rozwiązania Chorus Pro pozwalają wszystkim dostawcom i podmiotom publicznym na określenie swojego planu działania i metod ich wdrożenia w celu przygotowania się na terminy stopniowego przechodzenia na fakturowanie elektroniczne.
Po naborze wniosków w 2015 r. Lista 18 pilotażowych podmiotów publicznych została ogłoszona pod koniec października tego samego roku. Kierowcy wdroży rozwiązanie Chór Pro sześć miesięcy przed upływem terminu 1 st stycznia 2017 r.
Pod koniec lipca 2016 r. Rozwiązanie Chorus Pro zostało wprowadzone do „wczesnej” produkcji w celu sprawdzenia, czy działa poprawnie od początku do końca.
Na początku sierpnia tego samego roku i nie czekając na rozmieszczenie pilotów zaplanowane na wrzesień, pierwsze wymiany faktur elektronicznych zostały poprawnie przeprowadzone za pośrednictwem Chorus Pro pomiędzy kilkoma pilotami dostawców.
W dniu 20 września 2016 r. Chorus Pro został otwarty dla pilotów podmiotów publicznych, a także dla wszystkich służb państwowych i ich dostawców.
Archiwizacja fakturRachunek wyprodukowanego papieru dostawcy mogą być archiwizowane zdematerializowanych warunkiem zachowania oryginalnego papieru do kopiarki. Faktury papierowe zawierające VAT, który został odzyskany przez firmę, muszą być dostępne w oryginale na żądanie administratora.
W celu wywiązania się z prawnego obowiązku przechowywania dokumentów przez dziesięć lat w okresie przejściowym, w pełni legalne i zalecane jest archiwizowanie zdematerializowanych lub papierowych dokumentów księgowych w ujednolicony sposób.
Ten nowy sektor działalności, czyli dematerializacja faktur, pozwala na tworzenie nowych firm. Rzeczywiście, na razie stworzenie własnego rozwiązania do dematerializacji faktur jest dla firmy nadal zbyt kosztowne (lub pozostaje względnie podsumowujące). Różnorodni gracze oferujący usługi lub rozwiązania programowe przygotowują się do zaspokojenia rosnących potrzeb tego nowego sektora. Ze względu na mnogość rozmówców i wcześniejsze istnienie projektów dematerializacji prowadzonych w silosach, zauważamy stosowanie wielu rozwiązań automatyzacyjnych dla całości lub części łańcucha „zakup-faktura-płatność”.
Prawo do odmowy dematerializacji
Klient może odmówić przyjęcia zdematerializowanej faktury i zażądać wersji papierowej. W przypadku regularnej emisji (w szczególności w placówce bankowej, organizacji wzajemnej itp.) Tryb transmisji może zostać zmieniony w dowolnym momencie na żądanie konsumenta.
W przypadku wymiany handlowej pomiędzy firmą a osobą fizyczną faktura internetowa może być źródłem niedogodności. UFC-Que Choisir uważa, że dematerializacja faktur nie przynosi klientowi korzyści finansowych. Co gorsza, zdematerializowana faktura może sprawić, że będzie mniej czujna co do wydatków.
Ponadto niektórzy konsumenci narzekają, że nieświadomie otrzymują faktury elektroniczne i nie mogą wrócić do faktur papierowych. Oficjalnie i dla Departamentu Konsumpcji i Wyłudzeń „wystawienie faktury na papierze jest bezpłatne” dla konsumenta. Faktura w Internecie jest trudniejsza do sprawdzenia, ponieważ wymagane jest hasło, a informacje są natychmiast dostępne na fakturze papierowej. Tak więc dla francuskiego stowarzyszenia użytkowników telekomunikacyjnych (Afutt) fakturowanie jest główną przyczyną sporów.
Koszt wydrukowania faktury jest przenoszony na klienta. Poza okresem przechowywania faktury wystawionej przez dostawcę, koszt przechowywania ponosi konsument. Ponadto niektóre firmy, takie jak Free, zmuszają swoich klientów do „zobowiązania się (…) do sprawdzania rachunków co miesiąc” w Internecie.
W Unii Europejskiej istnieją również rozwiązania hybrydowe, które umożliwiają klientom otrzymywanie faktur papierowych przy płatności elektronicznej, na przykład za pomocą kodu QR EPC .
Korzystając z rozwiązań elektronicznych, firmy mają sposób na szybsze opłacanie faktur i ograniczenie ryzyka popełnienia oszustwa. W rezultacie rynek radzi sobie tym lepiej, ponieważ dostawcy mogą łatwiej otrzymywać płatności, a wszystkie firmy, które stosują dematerializację, oszczędzają pieniądze.
Możemy przytoczyć między innymi korzyści:
Eliminacja faktur papierowych i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi jest częścią celu „ zero papieru ”, a zatem stanowi gest na rzecz ochrony środowiska. Ograniczenie stosowania papieru pozwala ograniczyć wycinkę drzew, a elektroniczny system wysyłkowy ogranicza emisję CO 2 powodowaną przez bardziej konwencjonalny transport. Jednak zużycie energii elektrycznej do tworzenia, wysyłania i archiwizowania takich faktur elektronicznych jest szkodliwe dla środowiska. Dlatego trudno jest jednoznacznie ocenić wpływ dematerializacji faktur na środowisko.