Archiwum to zbiór dokumentów zachowanych w celu udowodnienia prawa lub świadkiem pewnych działań. Przez metonimii , ale także wyznacza miejsce, w którym przechowywane są dokumenty te (budynek lub pomieszczenie do przechowywania lub instytucję odpowiedzialną za ich ochrony lub zarządzania).
Archiwa mogą być nie tylko środkiem dowodzenia i zabezpieczania praw, ale także źródłem dla historyka lub każdego, kto chce poznać przeszłość. W celu promowania badań historycznych i przejrzystości działań, Państwa stopniowo organizowały publiczne służby archiwalne i nałożyły na swoje administracje obowiązek przekazywania tym służbom opracowanych przez nie dokumentów po wygaśnięciu ich kadencji .
Archiwa są zarządzane i organizowane przez archiwistów .
Archiwalnych jest nauka , która reguluje zasady i techniki odnoszące się do zarządzania archiwami. Jest to jedna z dyscyplin uczestniczących w naukach informacyjnych .
Słowo „archiwum” pochodzi z małej Łacińskiej Archivum , czyli „lokalnego archiwum, zbiór aktów”, która sama pochodzi od łacińskiego klasycznej archīum „miejsce, gdzie mają one rekordy” ( II th century) i starogrecki ἀρχεῖον Archeion czyli „administracyjny budynek, magistrat ”w stosunku do archontów (władza, rząd). Archiwa nie są zatem etymologicznie „rzeczami bardzo starymi”, jak wyjaśniono w Trésor de la langue française .
Jak w łacinie, forma „archiwum” w starofrancuskiego jest w liczbie pojedynczej rodzaju męskiego (pierwszy certyfikat w 1282 roku w Królestwie Neapolu prowadzony przez Anjou), formularze, które znajdują się na samym końcu XIV th wieku i XV th century w inne języki romańskie [ archivo , w języku włoskim ( zał . 1357), arxiu w języku katalońskim ( zał . 1399), archieu w staro-prowansalskim ( zał . 1411), archivo w kastylijskim ( zał . 1450), archivio w języku włoskim (ostateczne form att. 1483)] oraz w języku niemieckim ( das Archiv to neutralna liczba pojedyncza).
Pierwsze certyfikaty w języku francuskim jako „archiwum” w kobiecej mnogiej bieżąco z XV -go wieku jako „kolekcji monet”, a następnie jako „miejsce, gdzie trzymają archiwa.”
W języku potocznym „archiwa” oznaczają albo stare dokumenty, albo mniej lub bardziej niepotrzebne dokumenty, albo zapomniane skarby.
W języku internetowym „archiwa” odnoszą się do starych stron, które są z konieczności bardziej aktualne.
We współczesnej francuskojęzycznej nauce o archiwach termin „archiwa” ma trzy znaczenia:
W języku angielskim w kilku kulturach wyróżnia się słowa „ zapisy ”, które oznaczają dowolny rodzaj dokumentów, „ archiwa ” lub „ materiały archiwalne ”, które odnoszą się wyłącznie do dokumentów przechowywanych w celach historycznych przez wyspecjalizowane służby. W kontekście „ zarządzania dokumentacją ” słowo „ zapisy ” ma jednak konotację prawną, toteż odnosi się tylko do dokumentów, które zostały sprawdzone lub zarejestrowane i uzyskały w ten sposób wartość dowodową. Jednak konotacji tej nie da się w prosty sposób wyrazić po francusku. Wyjaśnia to, dlaczego we francuskojęzycznym świecie nie ma zgody co do tłumaczenia wyrażenia „ zarządzanie aktami ” i że francuskie wersje różnych międzynarodowych standardów, które go używają, tłumaczą „ zapisy ” według zapisów, dokumentów, dokumentów archiwalnych, dokumentów wiążących , dokumenty dotyczące działalności lub udokumentowane informacje.
Słowo „archiwa” jest rzadko używane w liczbie pojedynczej, przynajmniej przez archiwistów. W przypadku dokumentu archiwalnego mówimy o artykule , części lub dokumencie oryginalnym .
Używane w pojedynczym „archiwum” odnosi się coraz bardziej do systemu, w którym zarządza się archiwami.
Z dobrych zapisów, to znaczy dostępne archiwa i konserwowane nieprawidłowych konsultacje muszą być wyposażone w instrumenty badawcze , które opisują zawartość (katalog lub zapasami ).
Archiwa są poświadczone, ponieważ istnieją dokumenty pisemne.
Prawo dotyczące archiwów różni się w zależności od kraju i okresu. Składa się :
Z prawnego punktu widzenia istnieją dwie kategorie archiwów: archiwa publiczne i archiwa prywatne.
Archiwa publiczne to archiwa tworzone przez władze publiczne i organy, którym powierzono misję służby publicznej (placówki publiczne, organy konsularne, organy prawa prywatnego, którym powierzono misję służby publicznej, urzędnicy ministerialni). System udostępniania archiwów publicznych, to znaczy okres, od którego można się z nimi zapoznać, określa ustawa.
Archiwa publiczne mogą być międzynarodowe, krajowe , regionalne (departamentalne, prowincjonalne, kantonalne itp.) Lub lokalne ( gminne , miejskie, mieszczańskie, parafialne itp.).
We FrancjiWe Francji, są one przechowywane przez National Archives , że dyplomatyczne Archives , tym obsługa historyczna Obrony i Centrum Archiwów gospodarcze i finansowe dla państwa, jak i przez regionalne , resortowych i komunalnych Archives dla władz lokalnych.. O archiwach publicznych we Francji mówi się, że są „ nieskrępowane ”, to znaczy, że osoba publiczna będąca ich właścicielem nie może zostać ich pozbawiona, nawet jeśli dopuści się zaniedbania.
W języku szwajcarskimW Szwajcarii za archiwa narodowe odpowiadają przede wszystkim Archiwa Federalne , założone w 1798 r. Zależą one od federalnej ustawy o archiwach.
Jednak za większość szwajcarskich archiwów publicznych odpowiadają różne archiwa kantonalne i są one zarządzane na podstawie różnych obowiązujących przepisów kantonalnych, w szczególności dotyczących archiwów miejskich .
Ze względu na liczbę organizacji Narodów Zjednoczonych z siedzibą w Genewie , Szwajcaria jest również domem dla kilku międzynarodowych archiwów.
W KanadzieKanada jest jednym z pierwszych krajów, które połączyły swoje archiwa, biblioteki dziedzictwa i instytucje bibliotek publicznych. Tak więc na poziomie krajowym Biblioteka i Archiwa Kanady (LAC) lub Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) na poziomie regionalnym.
W USAW Stanach Zjednoczonych rejestry publiczne lub rejestry publiczne to tylko rekordy pochodzące z departamentów stanowych, hrabstw i federalnych lub federalnych.
UKW Wielkiej Brytanii archiwa publiczne lub rejestry publiczne to także archiwa pochodzące z usług państwa, każdy organ administracyjny prowadzi własne publiczne dokumenty archiwalne, a także zależności korony brytyjskiej . Archiwa rządowe znajdują się w Public Record Office ( Archiwa Narodowe ).
Archiwa prywatne mogą pochodzić od osób fizycznych, rodzin, stowarzyszeń lub firm.
W prawie francuskim archiwa prywatne to wszystkie archiwa, które nie mają prawnego charakteru archiwów publicznych; można do niego dołączyć dokumenty rodzinne i osobiste, firmy, stowarzyszenia, archiwa polityczne, archiwa prawników, a nawet archiwa religijne. Można je oddać, przekazać w spadku lub powierzyć w depozycie archiwom publicznym lub prywatnym, a ich komunikacja może być wtedy zgodna z określonymi zasadami ustalonymi przez ich właściciela. Naturalną konsekwencją tej zasady jest to, że archiwa prywatne nie są nieskrępowane, że mogą być przedmiotem transakcji. We Francji niektóre archiwa prywatne można zaklasyfikować jako „archiwa historyczne”. Pozostają własnością ich pierwotnego posiadacza, ale administracja publiczna archiwów musi być informowana o wszystkim, co mogłoby wpłynąć na ich integralność (alienacja, restauracja itp.).
Czasami trudno jest ustalić rozróżnienie między archiwami prywatnymi a archiwami publicznymi. Na przykład dokumenty polityka mogą zawierać dokumenty związane z jego urzędowymi funkcjami, które są zatem archiwami publicznymi, oraz dokumenty wynikające z jego działalności jako parlamentarzysty i urzędnika partyjnego, które są archiwami prywatnymi.
Archiwa firmoweFirmy, podobnie jak wszystkie inne organizacje z sektora prywatnego, mają kilka powodów lub są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji:
Dlatego w serwisach tych można odnaleźć ważną część źródeł historii gospodarki, z których najbardziej znanym we Francji jest Archives Nationales du Monde du Travail . W Belgii kilka stowarzyszeń współpracuje z archiwami publicznymi w celu ochrony archiwów firmowych, w tym Stowarzyszenie na rzecz ulepszania archiwów firmowych, które oferuje szereg ważnych inwentaryzacji online. W Szwajcarii , Stowarzyszenie Archiwistów szwajcarskich (AAS) i Archiwum szwajcarski ekonomiczne w Bazylei (SWA) utworzyły wspólną grupę roboczą umieścić istniejących zasobów w archiwach biznesu online ( Archeco projekt ).
Archiwa mają na ogół charakter czysto użytkowy i są przechowywane tylko tak długo, jak długo są archiwami aktualnymi lub tymczasowymi, przed ich zniszczeniem po wygaśnięciu ich administracyjnej lub prawnej przydatności. Ich zarządzanie powierzane jest wewnętrznym usługom logistycznym , ewentualnie wzmocnionym przez zewnętrznych podwykonawców , gdzie jest mylone z czynnościami dokumentacyjnymi . W najlepszych przypadkach zarządzanie to jest zracjonalizowane przez procedury zarządzania dokumentacją , które regulują tworzenie dokumentów od samego początku, pozwalają uniknąć powielania i lekkomyślnego niszczenia oraz zapewniają identyfikowalność dokumentów przez cały okres ich użytkowania.
Archiwa fundacji lub stowarzyszeń Archiwa kościelneRozwój zarządzania informatycznego danymi i wymianą w firmach narusza tradycyjne rozróżnienia i wynikające z nich praktyki archiwizacyjne. Ponieważ dokumenty tworzone wewnętrznie, archiwa można łatwo odróżnić od zasobów zewnętrznych, które stanowią dokumentację . Jednak elementy dokumentacji można rozsądnie dołączyć do samych archiwów w celu lepszego wykorzystania później. Technologia informacyjna może mylić to rozróżnienie, nawet jeśli systemy informacyjne umożliwiają jego optymalizację.
W przypadku podpór materiałowych główną motywacją do archiwizacji była przestrzeń: nie mogliśmy „przesuwać ścian”. Ten czynnik nie jest tak decydujący w przypadku mediów cyfrowych: niewielka inwestycja pozwala na ciągłe odkładanie klasyfikacji przestarzałych dokumentów, a ich konsultacja pozostaje generalnie zawsze możliwa bez rzeczywistej utraty wydajności. Jeśli dodamy do tego ryzyko zniszczenia, a także starzenia się podpór, powstały poważne pytania o zachowanie pamięci o współczesnych i przyszłych działaniach.
Są one w szczególności związane z obowiązkiem zapamiętania , prawem do zapamiętania, a tym samym z jakością interpretacji mniej lub bardziej wiarygodnych i kompletnych archiwów oraz ze sposobem, w jaki media mogą z nich korzystać. Najbardziej wrażliwe archiwa, czy też wplątane w pewne oficjele urzędników, czy też zdolne rzucić światło na zachowanie ich adwersarzy, zostały zniszczone (w Polsce niektórzy autorzy niszczenia archiwów wyjaśniają teraz, co zniszczyli).
Podczas ważnych przemian demokratycznych (koniec dyktatur ) dostęp do archiwów i ich otwartość są źródłem poważnych problemów politycznych i władzy. Organizacje takie jak Swisspeace - Szwajcarska Fundacja na rzecz Pokoju, czynią zajmowanie się przeszłością jedną ze swoich misji, wspierając reżimy podczas przemian demokratycznych w celu promowania pokoju.
Według Soni Combe (która przestudiowała dostępne i otwarte archiwa Stasi , FBI , Gestapo czy francuskiego wywiadu ), podczas gdy w Polsce po upadku reżimu generała Jaruzelskiego otwarcie archiwów było opóźnione, plotki a częściowo fałszywe listy urzędników szybko zaczęły krążyć, podsycając fantazje. W tym kraju powstała ważna służba archiwalna (prawie tyle samo archiwistów co w Niemczech), ale archiwa były otwarte tylko częściowo i nie dla wszystkich (w Polsce, aby mieć dostęp do archiwów, trzeba było być uznanym za „ofiara komunizmu”, aby mieć dostęp do własnych akt).
W NRD , pod presją społeczną i za zgodą Helmuta Kohla , otwarcie archiwów Stasi nastąpiło w szczególności po upadku reżimu. To był wolniejszy w Argentynie , prezydent Cristina Kirchner , który podpisał na początku stycznia 2010 Dekret n o 4-2010, których zniesienie klauzuli wszystkie archiwa dyktatury wojskowej (1976-1983) (z wyjątkiem tych, które dotyczą wojny o Falklandy i wszelkich konfliktów międzypaństwowych), umożliwiając ich stosowanie przez sędziów.
W ostatnim czasie, w innym kontekście, prezydent Barack Obama został ponownie otwarty archiwa częściowo zakryte przez administrację Busha przed nim, podczas Executive Order 13,526 z29 grudnia 2009 sprzeciwia się nieograniczonej klasyfikacji dokumentów.
Więcej książek na temat zarządzania archiwami (i ich tła) można znaleźć w podręcznikach archiwalnych .