Naukowy kongresu czy konferencja jest wydarzeniem, które ma na celu zgromadzenie naukowców i inżynierów w dziedzinie raportu na temat ich postępów. Pozwala również odległym geograficznie współpracownikom nawiązywać i utrzymywać kontakty. Kongresy są na ogół powtarzane z określoną częstotliwością, najczęściej corocznie.
Praktycznymi aspektami kongresu kieruje komitet organizacyjny , a wsparciem naukowym zapewnia komitet programowy . Ten ostatni ustala temat kongresu i decyduje o komunikacji, która może być tam prowadzona.
Na kilka miesięcy przed kongresem ogłaszane jest wezwanie do wniesienia składek . Zainteresowani naukowcy przygotowują referaty lub streszczenia i przesyłają je organizatorom przed konferencją.
Proces selekcji jest zwykle przeprowadzany przez grupę osób pełniących rolę recenzentów, którzy wybierają artykuły, które zostaną wybrane na konferencję. Mowa o komitecie czytelniczym , który działa pod kierownictwem komitetu programowego . W niektórych dyscyplinach najlepiej oceniane konferencje są bardzo selektywne: może się zdarzyć, że 80% nadesłanych artykułów zostanie odrzuconych.
Wybrane artykuły są gromadzone w materiałach konferencyjnych : może to być książka, nośnik cyfrowy lub strona internetowa. W pierwszych dwóch przypadkach postępowanie jest zwykle przekazywane uczestnikom na początku kongresu, ale inni naukowcy mogą je później zamówić. Akty są przeznaczone przede wszystkim dla naukowców.
Kongres trwa od jednego lub dwóch dni do tygodnia. Może odbywać się na uczelni, w laboratorium, centrum kongresowym lub w hotelu z salami konferencyjnymi.
Podczas konferencji autorzy wybranych w procesie ewaluacji artykułów zaproszeni są do wygłoszenia prezentacji, która może przybierać różne formy:
Często zdarza się, że na tej samej konferencji odbywają się zarówno komunikaty plakatowe, jak i ustne. Mogą one mieć nawet dwa różne czasy trwania, krótki (na przykład: dziesięć minut) i długi (na przykład: 30 minut). W tym przypadku odpowiednie artykuły mogą mieć również różną długość: krótkie artykuły (przykład: 4 strony) lub długie (przykład: 10 stron). Czasami najlepiej oceniane artykuły są wybierane do długiej prezentacji ustnej, najgorsze do plakatu. W pozostałych przypadkach autorzy przy nadsyłaniu artykułu określają żądany format.
Konferencja ma zwykle kilka miejsc dla gości, którzy nie przeszli przez proces selekcji, ale zostali zaproszeni bezpośrednio przez organizatorów konferencji. Te przedziały czasowe są na ogół dłuższe niż inne, zwykle jedną godzinę. Zaproszeni prelegenci to najczęściej uznani specjaliści w swojej dziedzinie. Niekoniecznie przedstawiają nowe prace, ale mogą relacjonować swoją pracę lub swoją wizję pola.
Rzadziej kongres może również organizować konferencje prasowe, aby podzielić się ważnymi odkryciami.