AFNOR definiuje dokumentację jako zbiór technik ciągłych i systematycznych przetwarzania dokumentów lub danych, w tym zbieranie, raportowanie, analizy, przechowywania, odzyskiwania, rozpowszechnianie tych informacji, dla użytkownika.
Dokumentacja jest działanie, aby zaznaczyć, klasyfikowania, wykorzystanie i rozpowszechnianie w materiałach . Co za tym idzie, dokumentacja oznacza wszystkie informacje i dokumenty: na przykład dokumentacja francuska .
Dokumentacja komputerowa to system komputerowy, który dostarcza na żądanie rzekomo istotnych odpowiedzi, wybranych z zestawu wcześniej zgromadzonej wiedzy .
Mimo, że wczesny rozwój funkcji dokumentacji pojawiają się podczas XIX -tego wieku, Paul Otlet i Henri La Fontaine , prawnicy belgijskie są zwykle przedstawiane jako prekursory, a nawet twórców współczesnej literaturze. Zasadnicze dzieło Otleta, Traite de documentation (1934), jest centralnym elementem historii dokumentacji i jej technik. Podczas pierwszej połowy XX th wieku, prowadzi uprzemysłowienie do intensywnej produkcji informacji; w związku z tym, techniki zbierania i przetwarzania informacji są opracowywane jednocześnie tworzone usługi dokumentacji wokół biegunów gospodarczych. We Francji pierwsze standardy dokumentacyjne pojawiły się w 1943 roku, a sam termin „dokumentacja” miał tendencję do narzucania się, a dokumentalista był coraz bardziej odróżniany od bibliotekarza .
Ale bardziej po II wojnie światowej mieliśmy do czynienia z fenomenem dokumentalnej eksplozji: wzrost liczby dokumentów we wszystkich kategoriach stał się wykładniczy. Postęp technologiczny, zwłaszcza w dziedzinie IT, pozwala profesjonalistom ds. dokumentacji na zwiększenie i automatyzację pracy związanej z gromadzeniem, przetwarzaniem i zarządzaniem danymi. W latach 70. w słowniku potocznym pojawiły się „ nauki informacyjne ” i powstał pierwszy DESS w naukach o dokumentacji i informatyce.
Dokumentacja jest nadal obecna w nowych środowiskach cyfrowych i prawdopodobnie jest jeszcze bardziej uzasadniona w świecie cyfrowym, jak pokazuje Olivier Le Deuff w swojej pracy La Documentation dans le numérique , przypominając, że należy budować na spuściźnie myśli Paula Otleta . że projekty Otleta wykraczały daleko poza papierową książkę.
Podczas XX th wieku, dokumentacja staje się „dyscypliną naukową z własnych technik i metod. Wykorzystuje nauki takie jak językoznawstwo , matematyka , informatyka . Posiada własną literaturę, o czym świadczą liczne specjalistyczne czasopisma francuskie i zagraniczne. Dokumentacja naprawdę stała się przetwarzaniem informacji […] we wszystkich jej formach ”.
Termin „dokumentacja” obejmuje więc w rzeczywistości kilka idei: zbiór dokumentów zorganizowany w celu rozpowszechniania informacji, czynność dokumentowania siebie, działalność zawodową lub funkcję pełnioną przez dokumentalistów, obsługę dokumentacji w firmie.
Główną funkcją dokumentacji jest udostępnianie informacji użytkownikowi z potrzebą wiedzy. Aby jak najlepiej zrealizować ten cel, konieczny jest szereg operacji, które składają się na to, co powszechnie nazywa się „ łańcuchem dokumentacyjnym ”: gromadzenie, przetwarzanie i rozpowszechnianie informacji.
Jednak te różne operacje są kosztowne pod względem czasu i zasobów oraz wymagają odpowiednich struktur. Dlatego też na ogół w zorganizowanych służbach wykonywana jest praca dokumentacyjna. Istnieje wiele nazw opisujących usługę dokumentacyjną : centrum lub usługa dokumentacji, zasoby dokumentacyjne, przetwarzanie danych itp. Jednak cele tych instytucji są generalnie takie same: pozyskiwanie, gromadzenie, przetwarzanie, organizowanie informacji o wszystkim wsparcie, tworzenie informacji dostępne, dostarczać aktualne, istotne, wiarygodne i wysokiej jakości informacje.
Jeśli ich wielkość może się różnić w zależności od firmy lub organizacji, w której działają, usługi informacyjno-dokumentacyjne są jednak usługami strategicznymi, ponieważ informacje (ekonomiczne, polityczne, handlowe, technologiczne itp.) są istotnym zasobem dla firm, które przewodzi wielu w celu zintegrowania funkcji monitorowania z usługą dokumentacji .
Informacje, które przetwarza dokumentacja, podlegają wszelkiego rodzaju przepisom, które kształtują praktyki specjalistów ds. informacji. Rzeczywiście, wiele tekstów prawnych ma zastosowanie do dokumentacji: ustawa o ochronie danych (która dotyczy bibliotekarza w jego relacji z użytkownikiem), ustawa o dostępie do dokumentów administracyjnych , przepisy regulujące własność intelektualną ( prawa autorskie , prawa do reprodukcji, prawa do wizerunku ) , legalne przechowywanie i przekazywanie do archiwów itp. Nie zapominając, że Internet i bazy danych wykorzystywane przez tych specjalistów również podlegają krajowym i międzynarodowym przepisom prawnym.
W związku z tym produkty dokumentalne stworzone przez serwis dokumentacji muszą być zgodne ze wszystkimi tymi przepisami.
Na przykład panoramę prasową definiuje się jako „wszystkie przedstawienia lub reprodukcje, w całości lub nie, artykułów opublikowanych w różnych publikacjach prasowych poświęconych jednemu lub większej liczbie tematów, wyprodukowane zgodnie z określoną częstotliwością i udostępnione. na czas określony ”. W związku z tym podlega prawom do powielania i dlatego konieczne jest uzyskanie umowy autoryzacyjnej od francuskiego Centrum Eksploatacji Praw Kopiowania (CFC) oraz opłacenie praw autorskich, aby móc legalnie mieć prawo do ich produkcji. To dość często powoduje prawny i finansowy ból głowy dla osób odpowiedzialnych za usługi dokumentacyjne. W rzeczywistości bibliotekarze i specjaliści ds. informacji i dokumentacji muszą zachować czujność, ponieważ ich odpowiedzialność zawodowa może zostać podważona, w szczególności w przypadku wyceny usług dokumentacyjnych (użytkownik oczekuje wysokiej jakości usługi za zapłaconą cenę).
Aby zapobiec wszelkim błędom (na przykład rozpowszechnianiu fałszywych informacji), profesjonaliści muszą być na bieżąco informowani o stanie prawa, przeprowadzać kontrole jakości i określać priorytety w odniesieniu do usług i użytkowników.
Archiwa to zbiór dokumentów przechowywanych w celu udowodnienia praw lub poświadczenia określonych czynności. Metonimią wyznaczają również miejsce, w którym te dokumenty są przechowywane (budynek lub magazyn, instytucja odpowiedzialna za ich konserwację lub zarządzanie).
Archiwum jako miejsce konserwacji: budynek archiwum miejskiego Brive-la-Gaillarde.
Archiwa, oprócz tego, że są środkiem udowadniania i gwarantowania praw, mogą stanowić źródło dla historyka lub każdego, kto chce poznać przeszłość. W celu promowania badań historycznych i przejrzystości działań, Państwa stopniowo organizowały usługi archiwalne otwarte dla społeczeństwa i nakładały na ich administracje obowiązek przekazywania tym służbom dokumentów przez nie wytworzonych po upływie ich kadencji.
Archiwami zarządzają i organizują archiwiści .
Archiwistyka to nauka, która rządzi zasadami i technikami związanymi z zarządzaniem dokumentacją. Jest to jedna z dyscyplin uczestniczących w naukach informacyjnych.